IMPORTARE CONTATTI IN MICROSOFT OUTLOOK 2013 E 2016

Quando si esportano i contatti da Outlook, una copia dei contatti viene salvata in un file CSV o di altro tipo. È quindi possibile usare questo file per importare i contatti in un altro account di posta elettronica o in un altro computer. Ecco la mia personale procedura che vale di sicuro per Microsoft Outlook 2016 e 2013: andare nel menù file con alt+f, ma per fare ancora prima premere la combinazione di tasti alt+f+r che si può raggiungere in modo un poco più lungo, premendo alt+f e poi con la freccia trovare la voce “Apri ed esporta tab selezionato Apri ed esporta alt+f+r”. Quindi è necessario Scegliere Apri ed esporta > Importa/Esporta.; per farlo andare di tab da dove eravamo rimasti, sino a trovare “Importa/Esporta gruppo: consente di importare o esportare files ed impostazioni: Importa/Esporta pulsante ciclico non premuto”, bene, premere Spazio per renderlo “Pulsante ciclico premuto”. Peraltro il comando rapido per raggiungerlo, se si ha dimestichezza, è alt+f+r+i Dopo averlo reso premuto, Si aprirà la finestra di “Importazione/esportazione guidata” e dovremo scegliere l’operazione da effettuare. Saremo con la freccia già su un elenco di 7 possibilità, portarsi sulla seconda “Esporta in un file 2 di 7”. Un colpo di tab e premiamo Spazio o Invio sul pulsante Avanti. Nella nuova finestra scegliamo delle 2 opzioni “Valori separati da virgola 2 di 2”. QUESTO PASSAGGIO È FONDAMENTALE soprattutto se si usa un computer preso in prestito: nella finestra Selezionare la cartella da cui esportare scorrere fino all’inizio, se necessario, e selezionare la cartella Contatti sotto il proprio account. Scegliere Avanti. Dunque, dopo aver scelto “Valori separati da virgola”, un colpo di tab e premere Spazio su Avanti. Dunque, come detto, ci troveremo a dover sfogliare per trovare la cartella. Abbiamo già l’elenco dei singoli accounts e delle varie cartelle in essi contenute. Ci poniamo con la freccia sulla voce “Contatti” appartenente al proprio account, esattamente sulla voce “Contatti solo questo Computer”. Nota: se si hanno più accounts, in ognuno di essi vi è tale voce, dunque accertarsi di scegliere l’account desiderato. Quindi andare di tab sino al pulsante Avanti e premere Spazio. Qui saremo nel campo editazione in cui dare il nome al proprio file, ad esempio Rubrica Giuseppe. Una volta scritto, tab sino al pulsante Avanti e premere Spazio. Si aprirà un’ulteriore finestra in cui verrà notificato che l’operazione potrebbe richiedere alcuni minuti e che non può essere annullata e vi sarà il riepilogo delle, in questo caso, dell’operazione richiesta che potremo leggere comodamente nell’elenco con la freccia. Peraltro, andando di tab troviamo anche il pulsante per inserire dei campi Personalizzati. Ancora 2 colpi di tab e saremo sul pulsante Fine su cui premeremo Spazio. Outlook non visualizza nessun messaggio al termine del processo di esportazione, ma la finestra di dialogo Stato importazione/esportazione si chiude. Individuare il nuovo file CSV nel computer e aprirlo con Excel per verificare se contiene i contatti. È probabile che ci siano molte celle vuote. Non si tratta di un errore.

In generale, è consigliabile chiudere il file senza salvare le modifiche, altrimenti potrebbe risultare danneggiato e non sarà possibile usarlo per l’importazione. In questo caso, è sempre possibile eseguire di nuovo il processo di esportazione e creare un nuovo file. Così, ad esempio, se si stesse usando il PC di un amico, ad esempio con Outlook preso in prestito, è ora possibile rimuovere il proprio account da quella versione. Quindi per concludere: Una volta copiati i contatti in un file CSV, è possibile importarli in un altro computer in cui è installato Outlook per Windows oppure in un altro servizio di posta elettronica.